La burocracía

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RESUMEN

• Aprenderás como la burocracia es casi inevitable

• Veremos los perjuicios de la burocracia

Hay muchas maneras de definir la "burocracia" nos quedaremos con la siguiente:

"La burocracia es el conjunto de procedimientos y trámites administrativos que definen las reglas para administrar y gestionar un proceso determinado"

En principio todo correcto: para hacer cualquier cosa tienes que seguir un conjunto de reglas.

El otro día escuche en una entrevista una cosa curiosa. Uno de los ponentes dijo que si te fijas en la Policia que esta en la calle solo ves a Policias rasos ¿donde estan todos los demás policias? y comento que el 80% del personal de la policia se dedicaba a trabajar en las oficinas haciendo "trabajo de oficina" y papeleo. 

Otro ejemplo que observe hace poco fue en la Cruz Roja. Resulta que desgraciadamente en España en 2024 hubo una catastrofe natural donde murieron cientos de personas y la Cruz Roja tuvo muy poca presencia ¿qué estaban haciendo sus 9.000 empleados y 256.380 personas voluntarias?

Este es solo un par de ejemplos porque la realidad es que esto pasa en todas las organizaciones humanas tanto públicas como privadas.  Tendemos a crear procedimientos para poder funcionar de manera coordinada. 

Esta tendencia a generar procedimientos y reglas se da en organizaciones tanto privadas como públicas.

Procedimientos y reglas

Parece ser que esto se da sobre todo en organizaciones grandes (tanto privadas como públicas). Si se necesita coordinar a poca gente los procedimientos son pocos y si se necesita coordinar a muchas personas los procedimientos son muchos.

Las empresas al crecer y volverse más complejas tenderán hacia la sistematización y la estandarización lo que crea una gran burocracia. Se impondrán procedimientos rígidos para las tareas más pequeñas. Todo sera regulado y estandarizado. Como empleados tendremos que pedir permiso para cualquier tarea y se eliminara la libertad, la imaginación y la innovación de los empleados creando empleados homogeneizados y conformistas.

Las empresas cada vez más tienden a la sobre organización y crean para cualquier cosa reglas y procedimientos poniendo el foco en que se cumplan las reglas, en reuniones, excels y presentaciones en vez de centrarse en  la producción y en el cliente final. Las empresas acaban perdidas en los laberintos burocráticos creados por ellas mismos.

Esto es lo que pasa en los países occidentales donde la burocracia a generado tantas regulaciones que para cualquier cosa tenemos que pedir permiso al Gobierno y tener una licencia o permiso (que tardaran meses en darnos). Por ejemplo necesitaremos pedir permiso para vender comida, casarse, conducir un vehículo, tener una casa incluso para tener animales domésticos o gallinas de granja. Para poder hacer todas estas cosas antes tienes que obtener los permisos del Gobierno. Los Gobiernos cuentan con muchas agencias reguladoras y de control que ejercen un gran poder e influencia sobre cualquier aspecto de nuestra vida. 

Todo Gobierno debería mantenerse al mínimo y la libertad individual al máximo.

Trabajo que no aporta valor

Tengo la teoría que un porcentaje alto del personal de grandes empresas no aporta ningún valor real a la organización por mucho que este todo el día hasta arriba de trabajo. Esto pasa en empresas grandes y muy rentables donde la dirección no tiene preocupaciones por la viabilidad financiera de la empresa y donde echar empleados puede tener un coste reputacional grande.

Esto se vio claramente cuando en 2022 Elon Musk compro Twitter. Elon Musk lo primero que hizo fue despedir al 80% de la plantilla (6.300 empleados) y la empresa siguio funcionando sin problemas de hecho en la actualidad innovan y sacan nuevas funcionalidades más rápido que antes.

• ¿A que se dedicaban esos 6.300 empleados? 

• ¿De donde salia el trabaja que ejecutaban cada día?

• ¿Qué valor aportaba el trabajo de esos 6.300 empleados?

Nota: desde esta web estamos en contra de los despidos masivos.

La ley de parkinson

Fue enunciada por el britanico Cyril Northcote Parkinson en 1957 y afirma que el trabajo se expande hasta llenar el tiempo disponible para su realización. Esto esta motivado porque los jefes intantan tener al mayor numero de personas bajo su mando y los empleados tienden a crearse trabajo unos a otros.

Parkinson vio que el número de empleados aumenta en un 5-7 % por año independientemente de la cantidad de trabajo que debe hacerse.

Cuanto más tiempo se tenga para hacer algo, más divagará la mente. La fijación de cortos plazos de entrega nos ayuda a evitar que el trabajo se expanda innecesariamente, es decir cuanto más ajustado el plazo, más trabajo se realiza en menos tiempo.

La Ley de Parkinson o la pirámide creciente (PDF 7 páginas)

Las leyes fundamentales de Parkinson son:

• El trabajo se expande hasta llenar el tiempo de que se dispone para su realización.

• Los gastos aumentan hasta cubrir todos los ingresos.

• El tiempo dedicado a cualquier tema es inversamente proporcional a su importancia (Ley de la trivialidad). Se suele emplear más tiempo en pequeñas tareas que no son tan importantes, dejando de lado los trabajos que sí son importantes.

Otras leyes de Parkinson

• La ley de la ocupación de los espacios vacíos: por mucho espacio que haya en una oficina siempre hará falta más

• La ley de la dilación o el arte de perder el tiempo

La decadencia de las empresas

Los presidentes y CEOs de las grandes empresas deben luchar contra el  ABC de la decadencia de los negocios: 

• Arrogancia: es consecuencia de creerse mejores que los demas y dar los partidos por ganados. No hay que perder nunca la humildad. No hay que dar ninguna batalla por ganada no hay enemigo pequeño.

• Burocracia: cuando las empresas crecen se van volviendo burocraticas, dejan de ser ágiles y competitivas y finalmente sus ribales les superan.

• Complacencia: llega cuando todo va muy bien y nos relajamos. Cuando las cosas van bien hay que ir preparándose para cuando el entorno cambie. Los directivos deben pensar en le mejora continua y apoyarse en la innovación para conseguirlo. Tenemos que luchar por cuperarnos continuamente.

Arreglar la burocracia

Pues a primera vista si el objetivo es disminuir la burocracia lo que tenemos que hacer es reducir el número de procedimientos pero seguramente implicaría reestructurar la empresa cambiando su estructura, mandos intermedios e incluso la cultura de trabajo lo que provocara un gran rechazo y malestar de los mandos y los empleados en general.

¿Cómo arreglo Elon Musk la burocracia en Twitter? cambio a los mandos intermedios y despidio al 80% de la plantilla lo que provocó que durante meses y años fuera duramente criticado en redes sociales y la televisión.